L’administration des notifications e-mail d’un projet dans Autodesk Construction Cloud est un sujet souvent sous-estimé alors qu’il conditionne directement la qualité de l’information transmise aux équipes projets. Trop de notifications génèrent du bruit, pas assez créent des angles morts. Autodesk permet aujourd’hui un réglage fin, à la fois sur la fréquence et sur les niveaux de permission, un point clé pour les administrateurs de compte et de projets.
Autodesk Construction Cloud propose une gestion des notifications très performante et permet de gérer près de 21 types de catégories listées ci-dessous qui souvent présentes de multiples sous-catégories.
- Débours
- Formulaires
- Problèmes
- Réunions
- Revues
- DI (demande d’information)
- Planification
- Soumissions
- Pont
- Correspondance
- Débours
- Design Collaboration
- Fichiers
- Formulaires
- Problèmes
- Réunions
- Revues
- Planification
- Plans
- Soumissions
- Bordereaux de transmission
Voici comment optimiser au mieux la communication des notifications.
1- Création de groupes de notifications :
La création de groupes de notifications définis par les administrateurs de projets permet de diffuser la bonne information aux bonnes personnes, au bon moment, sans surcharger les équipes. C’est un levier simple et efficace pour améliorer la réactivité et la gouvernance des workflows dans Autodesk Construction Cloud.
- Rendez-vous dans l’administration du projet, puis cliquez sur le bouton « Créer un groupe de notifications »
- Renseignez le nom du groupe de notifications ainsi que les utilisateurs / rôles / sociétés associés puis cliquez sur le bouton « Créer »
Nota : les utilisateurs / rôles / sociétés qui ne seront pas dans le(s) groupe(s) de notifications disposeront des paramètres de notification par défaut qu’il faudra définir également.
2- Niveaux d’autorisations
Les membres disposant d’une autorisation de modification ou supérieure peuvent ajuster la fréquence de leurs notifications de courriels selon les outils ACC, tandis que les administrateurs de projet contrôlent ces droits via les niveaux d’autorisation. À noter que de nombreuses actions utilisateur ne déclenchent pas de courriels par conception, comme la fermeture d’une demande d’information (DI), les notifications dépendant strictement des règles définies par outil et permission.
Ci-dessous, vous trouverez les différentes possibilité d’action en fonction du niveau d’autorisation associé :
3- Affectation des fréquences de notifications
L’affectation des fréquences de notifications permet d’adapter le rythme des alertes au rôle et aux responsabilités de chaque utilisateur. Elle garantit une information utile et maîtrisée, sans surcharge, tout en maintenant un haut niveau de réactivité projet.
Les fréquences de notifications peuvent être affectées à différents niveaux d’ensemble de notifications comme illustré ci-dessous :
- Affectez en conséquence les paramètres de fréquence de notification souhaités à l’aide des listes déroulantes qui comprennent :
– Divers : indique que plusieurs fréquences sont affectées aux types de notification pour un outil donné. Cette option ne peut pas être sélectionnée.
– Instantanément : envoie une notification par e-mail dès que possible.
– Horaire : envoie un résumé par e-mail environ une fois par heure.
– Quotidienne : envoie un résumé quotidien à 4 h 00 dans le fuseau horaire spécifié pour le projet sur le profil du projet.
– Jamais : désactive les notifications par courriel
Remarques :
- certaines notifications, notamment les messages système ou les invitations, sont toujours envoyées immédiatement, quelle que soit la fréquence définie.
- certains outils, la fréquence de certains types de notification est définie par défaut sur Instantanément et ne peut pas être modifiée.
- en raison de sa conception, la fonction ACC n’envoie pas de notifications par courriel pour la plupart des actions effectuées par l’utilisateur. Par exemple, si vous fermez une DI, vous ne recevrez pas l’e-mail de notification de DI.
4- Liens vers les rubriques d’aide propres aux notifications
Voici des liens pratiques qui vous expliqueront en détail les notifications de diverses catégories :
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