Village BIM

Dans tout projet de construction ou d’infrastructure, la transmission de documents est un acte à la fois banal… et critique. Plans, notes de calcul, maquettes, DOE provisoires : chaque envoi engage la responsabilité des acteurs, doit être traçable et, bien souvent, contractuellement opposable.

Avec Autodesk Construction Cloud (ACC), et plus précisément Autodesk Docs, les bordereaux de transmission apportent une réponse moderne, intégrée et sécurisée à cet enjeu historique du secteur AEC.

1- Un peu d’histoire

Un besoin métier bien connu

Pendant longtemps, les équipes projet ont géré les transmissions via :

• des courriels avec pièces jointes,
• des tableaux Excel de suivi,
• des PDF remplis manuellement,
• ou des outils externes non connectés au BIM.

Résultat :

• manque de traçabilité,
• versions incohérentes,
• responsabilités floues,
• et difficulté à prouver qui a transmis quoi, à qui, et quand.

Les bordereaux de transmission d’ACC visent précisément à sécuriser ce maillon faible du processus documentaire.

2- Qu’est-ce qu’un bordereau de transmission dans ACC ?

Un bordereau de transmission dans Autodesk Construction Cloud est un document officiel généré à partir des fichiers du projet, qui formalise :

• l’émetteur,
• le ou les destinataires,
• la liste exacte des documents transmis,
• leur statut (souvent issus de documents validés),
• la date et le contexte de la transmission.

Il s’agit d’un acte documentaire structuré, directement connecté aux données du projet, et non d’un simple export ou d’un PDF isolé.

3- Utilisation des bordereaux de transmission

• Dans le menu « Fichier » dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez un ou plusieurs dossiers et fichiers à inclure dans le bordereau de transmission, cliquez sur les trois petits points puis choisissez « Créer bord. Transmission »

Remarque : lorsque vous sélectionnez un dossier, tous les fichiers de ses sous-dossiers sont également inclus.

• Dans la boîte de dialogue Créer un bordereau de transmission, entrez

                – un titre pour ce bordereau

                – le (les) destinataires (s)

                – un message

• Puis cliquez sur le bouton « Créer »

Remarques :

                – vous pouvez indiquer si les destinataires peuvent voir ou non d’autres destinataires du bordereau de transmission. Ce paramètre s’applique uniquement aux membres, et non aux administrateurs de projet. Vous (en tant qu’expéditeur) et d’autres administrateurs pouvez toujours voir la liste complète des destinataires.

                – vous pouvez recevoir une copie de la notification par courriel.

4- Exploitation des bordereaux de transmission

• Rendez-vous dans le menu « Bordereaux de transmission»

Voici les informations disponibles pour chaque bordereau de transmission :

• État : Indique le statut du bordereau de transmission :

                – OUVERT : le bordereau est en cours de préparation avant envoi. Il n’est pas encore possible de l’ouvrir ou de le consulter.

                – BORDEREAU DE TRANSMISSION ENVOYÉ : le bordereau a bien été envoyé et peut désormais être consulté par les destinataires.

                – NON VALIDE : une erreur s’est produite lors de la création du bordereau.

• ID : Identifiant unique attribué à chaque bordereau de transmission.
• Titre : Intitulé du bordereau de transmission, permettant d’en préciser le contexte.
• Envoyé par : Utilisateur ayant créé et envoyé le bordereau.
• Société de l’expéditeur : Société de l’expéditeur, si celle-ci est renseignée dans les coordonnées du membre.
• Destinataires : Liste des personnes ayant reçu le bordereau de transmission.
• Société du destinataire : Entreprises auxquelles appartiennent les destinataires du bordereau.
• Consulté : Nombre de destinataires ayant consulté le bordereau de transmission.
• Téléchargé : Nombre de destinataires ayant téléchargé les documents.
• Créé le : Date de création du bordereau de transmission.
• Fichiers :Nombre total de fichiers inclus dans le bordereau de transmission.

• En cliquant sur le bouton « Tout exporter », vous pouvez extraire la liste des bordereaux de transmission au format tableur (XLSX)

• Pour chaque bordereau de transmission, il est possible :

                – Télécharger les documents sous format compressé (ZIP)

                – Exporter au format tableur (XLSX)

                – Ajouter des destinataires

                – Ajuster les paramètres des destinataires

• Cliquez sur bordereau de transmission pour découvrir tous les détails.