Village BIM

Très récemment, je me suis fait piéger lors du partage de documents via Autodesk Docs, sans conséquence majeure heureusement. J’ai néanmoins jugé utile de profiter de cet article pour vous expliquer ce qui s’est passé et surtout vous éviter de reproduire la même erreur.

Une des vocations de la plateforme cloud Autodesk Docs que vous commencez à connaitre maintenant est de partager des documents. Dans les projets BIM collaboratifs, le partage de documents via des liens est devenu un réflexe quotidien. Plans PDF, maquettes Revit, exports IFC ou DOE provisoires circulent entre équipes internes, partenaires externes, maîtres d’ouvrage ou entreprises. Sans contrôle, ces liens peuvent rester actifs indéfiniment, exposant des données sensibles bien après leur pertinence. Autodesk Docs apporte une réponse concrète à cet enjeu avec la possibilité de définir une date d’expiration sur les liens de partage, renforçant ainsi la sécurité et la gouvernance documentaire dans l’Autodesk Construction Cloud.

Principes et explications

Autodesk Docs propose, au niveau des paramètres des fichiers, une fonctionnalité permettant de définir une durée maximale de validité des liens de partage, exprimée en nombre de jours à compter de leur date de génération. Cette durée peut être configurée sur une plage allant d’un mois à une année. Lors du partage effectif d’un ou de plusieurs documents, une date d’expiration par défaut de 15 jours est automatiquement appliquée. Cette durée peut ensuite être ajustée manuellement, dans la limite du nombre de jours maximum défini en amont dans les paramètres. Ce mécanisme repose donc sur une double sécurité : un encadrement global au niveau du projet et un contrôle fin au moment du partage, garantissant une maîtrise renforcée des accès aux documents.

Mon erreur

 j’avais correctement défini une durée maximale de validité des liens à 30 jours dans les paramètres, mais lors du partage du document, je n’ai pas modifié la valeur proposée par défaut, à savoir 15 jours. Le lien a donc expiré plus tôt que prévu, entraînant l’indisponibilité du document pour le destinataire. Ce point peut sembler anodin, mais il illustre l’importance de bien vérifier la date d’expiration effective au moment du partage.

Mode opératoire

• Afin de paramétrer la durée maximale de validité des liens, rendez-vous dans le menu « Fichiers » puis « Paramètres / Avancés »

• Activez la fonction « Liens publics vers les plans et les fichiers », puis définissez le nombre de jours maximum (30 à 365 jours)

Nota : Une fois le partage public activé, les membres du projet disposant au moins des autorisations « Afficher + Télécharger » peuvent générer des liens pour partager des fichiers et des dossiers pour les membres n’appartenant pas au projet.

J’en profite pour vous expliquer l’option « Afficher le chemin d’accès aux dossiers (Web uniquement) ». Elle permet aux membres du projet de visualiser le chemin complet d’un dossier dans l’arborescence Autodesk Docs, même s’ils ne disposent pas des droits d’accès sur tous les dossiers parents.

Concrètement, lorsque cette option est activée :

                – Un utilisateur ayant accès à un sous-dossier peut voir son emplacement exact dans l’arborescence globale du projet

                – Les dossiers parents apparaissent uniquement comme des repères de navigation

                – L’utilisateur ne peut pas ouvrir, consulter ou télécharger le contenu des dossiers parents sans autorisation

                – Cette visibilité est limitée à l’interface web d’Autodesk Docs

• De retour, dans le menu « Fichiers », sélectionnez un répertoire ou un (ou des) fichier(s), choisissez « Partager »

• Activez « Tout utilisateur disposant du lien » et ajustez la date d’« Expiration du lien » qui est par défaut définie à 15 jours, pouvant être étendue au maximum de jours définis précédemment

• Vous disposez des deux option de

                – « Toujours utiliser la dernière version actuelle » : si le fichier est modifié après le partage, le même lien donne automatiquement accès à la version la plus récente, sans qu’il soit nécessaire de créer ou de renvoyer un nouveau lien.

                – « Seule la version actuelle est corrigée au moment du partage » : Le destinataire accède uniquement à la version partagée au moment de la création du lien, les versions ultérieures ne sont pas visibles et toute mise à jour nécessite la génération d’un nouveau lien.

• Pour partager le lien, deux méthodes sont possibles : soit via l’envoi direct d’un courriel depuis la plateforme Autodesk Construction Cloud, soit en copiant le lien (ou tous les liens) afin de le diffuser manuellement depuis votre messagerie ou tout autre canal de communication externe.

• Enfin, si vous souhaitez supprimer le liens partagés des documents, sélectionnez le documents puis choisissez l’option « Supprimer les liens partagés »